En la resposta, Ubach explica que l’estructura del departament la formen un total de set persones centrades en els aspectes de continguts i els aspectes polítics de la cimera. L’organització i els aspectes relacionats amb la logística, allotjaments, actes protocol·laris, premsa o seguretat està a càrrec de la Fundació Oficina de la Cimera Iberoamericana Andorra 2020. Exposa la ministra que el departament de la Cimera Iberoamericana està liderat per una directora, qui exerceix també funcions de responsable de cooperació iberoamericana, i un ambaixador, qui exerceix funcions de coordinador nacional d’Andorra.
Complementen aquesta estructura un coordinador nacional adjunt, una responsable de cooperació adjunta, tots dos tècnics del ministeri d’Afers Exteriors, i un equip de suport a la Secretaria Pro Tempore composat per dues tècniques i una administrativa, totes tres en comissió de serveis provinents d’altres ministeris o departaments de Govern. Ubach afirma que el departament de la Cimera Iberoamericana no compta amb persones o assessors contractats. En cap no s’aclareix, però (tampoc no es feia explícitament la pregunta), sobre l’estructuració de la fundació que assumeix bona part de la feina.
Vela també s’interessava per com es justifica la necessitat de nomenar un ambaixador amb residència a Andorra per coordinar la celebració de la Cimera. I el que explica Ubach és que la figura del coordinador nacional “és una figura de perfil polític. Fins al setembre del 2019 la figura del coordinador nacional d’Andorra l’ha desenvolupat qui era ambaixador d’Andorra a Espanya". Afegeix que considerant “el volum de treball com a conseqüència del fet que Andorra ostenta la Secretaria Pro Tempore i la responsabilitat d’exercir la presidència de la conferència, s’ha considerat convenient que aquesta dedicació fos exclusiva, mantenint l’ambaixador la seva residència a Andorra”.
En aquest marc, Ubach acaba concloent que “pels motius esmentats i donades les necessitats de la Secretaria Pro Tempore andorrana, considerant el que estipula l’article 60 de la Llei del servei d’acció exterior, s’ha optat per designar un ambaixador en missió especial per exercir les funcions de coordinador nacional d’Andorra durant el període durant el qual Andorra presideixi la Conferència Iberoamericana”. I el que no explica la ministra és per què s’ha de designar ambaixador algú per coordinar el projecte i no pot ser un tècnic qualificat com ja era Gaytán al ministeri d’Exteriors abans de ser enviat a Portugal o a Espanya.