Per això, i abans no s’activi un nou període de POBs, s’han posat en marxa diversos protocols amb la finalitat d’evitar nous ensurts. Un d’aquests afecta directament el servei de reprografia, alertant que el personal d’aquest departament pot incórrer en responsabilitat legal si hi ha alguna anomalia. I deixant clar en tots els extrems que cal garantir la confidencialitat i extremar les precaucions.
En efecte, el protocol, que parteix de la base que “el servei de reprografia té com a finalitat proporcionar serveis de duplicació de documents exclusivament per a ús professional, mantenint-ne la confidencialitat”. I aquesta confidencialitat dels materials impresos “és una prioritat absoluta. Tot el personal encarregat de l’operació del servei de reprografia ha de mantenir la confidencialitat de la informació continguda en els documents, i s’ha d’abstenir de divulgar-la o compartir-la amb terceres persones no autoritzades”.
EXÀMENS I DICTÀMENS JURÍDICS
En el cas de documents especialment confidencials, com ara exàmens o dictàmens jurídics, “la feina de reproducció es durà a terme amb la presència d’una persona del ministeri o departament que sol·liciti la tasca. Aquesta persona supervisarà en tot moment el procés de reproducció per assegurar-se que es compleixen les mesures de seguretat adequades i que es preserva la confidencialitat dels documents”. Aquesta supervisió inclourà “la verificació del nombre de còpies efectuades, la destrucció adequada de qualsevol còpia de prova o material sobrant, i qualsevol altra mesura necessària per garantir la seguretat dels documents”.
En el protocol en qüestió s’hi estableix que "només els membres del servei i el personal autoritzat tenen permís per accedir a les instal·lacions del servei”. I és que “cap persona externa no té permís per utilitzar-lo, ni per accedir a les seves instal·lacions. No obstant això, de manera excepcional, es permetrà l’accés a les instal·lacions a persones que portin una clau USB per demanar un treball de reprografia per al qual cal una explicació clara dels documents que s’han de reproduir”.
“Tots els serveis de duplicació de documents proporcionats pel servei de reprografia estan destinats exclusivament a ús professional i empresarial”, es deixa clar en el protocol, on també s’hi ha escrit que “queda estrictament prohibit l’ús del servei per a fins personals o no relacionats amb les tasques laborals”.
RESPONSABILITATS
En el protocol, que es podrà revisar “periòdicament per assegurar que compleix els estàndards de seguretat i confidencialitat necessaris”, s’hi diu que “tot el personal assignat al servei de reprografia és responsable de vetllar pel compliment d’aquest protocol i de notificar immediatament, per a supervisió, qualsevol incident o violació de la seguretat a la secretaria general”. Finalment, el document, al qual ha tingut accés l’Altaveu, especifica que “qualsevol violació d’aquest protocol serà tractada convenientment dins de les previsions legals establertes a aquest efecte”.